Criar métodos pode ajudar a evitar falhas na realização de eventos corporativos
Se a organização é a melhor companheira do planejador de eventos, aproveitar os primeiros meses do ano para colocá-la em ação é indispensável. Mesmo que muitos detalhes – como dia e local – se desenrolem apenas com o decorrer do ano, antecipar-se a intervalos nacionais ou datas importantes para a empresa atendida podem ajudar a evitar surpresas e garantir uma execução mais tranquila. Hora de chamar toda a equipe de eventos pra frente do computador e anotar as dicas. Aí vai a primeira: contar com agências especializadas em planejamento de eventos corporativos.
Estabeleça prioridades
Uma das primeiras etapas – e talvez a mais importante – é o registro de todas as perguntas que podem surgir em torno do evento. Claro que isso vai depender muito do modelo a ser realizado, mas responder a essas dúvidas é o que vai ajudar a determinar o que é prioridade no seu planejamento. Uma empresa que promove um congresso e outra que apenas participa de uma feira expositora, por exemplo, terão preocupações totalmente diferentes.
Crie um cronograma de atividades
Depois de determinar todas as etapas que circundam o evento, é preciso criar um cronograma datado com todas as atividades que precisam ser realizadas. Aqui, é importante definir prazos, nome dos responsáveis e status, com especial atenção aos itens que demandam mais prazo. Uma acomodação internacional, por exemplo, requer antecipação. “O ideal é determinar tarefas semanais até o completo encerramento do evento”, explica a Coordenadora de Eventos da D’lucca & Jota, Érica Crisóstomo.
Utilize planilhas de apoio
Existem diversos modelos de planilha para a organização de eventos, utilizadas para diferentes momentos do planejamento. Segundo Érica, é por esses documentos que os problemas potenciais podem ser identificados. “Quando visualizamos cada detalhe da organização do evento, conseguimos reconhecer minuciosamente o andamento de tudo aquilo que foi planejado. Isso nos possibilita rever estratégias que não estão funcionando ou mesmo focar em uma atividade que pode ter sido negligenciada lá atrás”, explica.
Atualize o check list diariamente
Mas, de nada adianta montar lindas planilhas no Excel e deixá-las esquecidas nos arquivos do computador. É preciso acompanhar os acontecimentos e atualizar o status dos documentos a cada tarefa executada. Uma dica valiosa é listar, além do que precisa ser feito, tudo aquilo que pode dar errado. Chuva, atrasos no aeroporto, problemas no som, falhas de conexão. Por mais improvável que pareça, mesmo com muita organização, é preciso se preparar para o acaso e estar a postos quando algo sair do roteiro.
Monte um relatório final
Parece óbvio, mas muita gente se esquece de que o evento não acaba quando os convidados vão embora. É preciso receber as impressões de quem passou por lá, apresentar resultados a patrocinadores, analisar o cumprimento de expectativas e absorver os possíveis aprendizados. Encare o relatório pós-evento como um balanço geral, um documento que oficializa todas as práticas adotadas para e na ocasião.
