Agência especializada em eventos corporativos relata suas experiências fora do país
Estabelecer orçamento, fechar as reservas, checar o cronograma, iniciar contatos. Para quem trabalha com eventos corporativos, todas as etapas do planejamento já estão na ponta da língua. Mas, e quando ele sai da rota habitual e precisa ser realizado em outro país? Setores com envolvimento internacional, como indústria farmacêutica e classe científica, têm como premissa realizar simpósios, congressos e seminários em diferentes lugares do mundo, justamente para promover atualização e estabelecer relacionamentos. Prepare-se! O checklist vai aumentar.
Desembarcando: os desafios do planejamento internacional
Se o organizador de eventos sente que já viu todo tipo de imprevistos, é porque ainda não executou um no exterior. Questões de natureza climática ou mesmo relacionadas à cultura local, podem gerar grandes dores de cabeça sem um planejamento bem estruturado. Por isso, antes de começar a enviar convites, é uma boa ideia abrir o mapa e se situar, tomando conhecimento sobre estação do ano, fuso horário, costumes e, principalmente, localização e contato de hospitais, farmácias e pontos de emergência.
Uma grande dificuldade, segundo o Gerente Administrativo Financeiro da D’lucca & Jota, Anderson Ribeiro, é quando o evento é organizado por outra equipe. “Se nosso cliente é convidado para participar de um evento fora do país, não podemos opinar sobre período, acomodação ou localização das reservas, por exemplo. Temos que nos adaptar ao que o organizador decidir e oferecer o máximo de suporte para que nosso cliente tenha êxito no evento e, de preferência, sem nenhum percalço”, explica. Ou seja, é preciso ter flexibilidade e saber a hora de se colocar.
Lidando com imprevistos
Até os mais experientes concordam, quando se trata de eventos – especialmente internacionais – imprevistos vão acontecer. O voo atrasa, o convidado se sente mal, o hotel fica longe do centro, começa a nevar. Situações comuns, principalmente quando a organização passa por mais de uma equipe de planejamento. “Certa vez, organizamos a logística de um Congresso médico no Havaí e, na véspera do embarque, fomos informados sobre a mudança de rota de um furacão. Não sabíamos se o evento seria cancelado, se devíamos embarcar e, pior, se os convidados cancelariam sua participação. Claro que muito da programação acabou passando por alterações de última hora, o que nos proporcionou todo tipo de contratempos”, conta Edilaine Ribeiro, Diretora de Planejamento da D’lucca & Jota sobre o ASRM 2014 Annual Meeting.
Mas então, como se preparar para o imprevisível? Para Edilaine, a chave está no planejamento. “Em janeiro deste ano, levamos 55 médicos brasileiros para o UIT – Updates In Infertility Treatment – em Madrid. Começamos a pensar em todo o processo seis meses antes da data, checando o ambiente pré-produção e nos certificando de que entraves como localização e transporte não afetassem os convidados”, conta. A experiência foi tão bem assessorada que a equipe da agência presente no evento, mesmo não sendo a organizadora principal, tornou-se referência para convidados de outros países. “Estar na retaguarda significa ter todas as informações possíveis para oferecer aos presentes, sejam ou não da sua responsabilidade. No fim, todo mundo se ajuda”, conclui Edilaine.
Foto: Updates In Infertility Treatment, em Madrid, em janeiro de 2018.
Checklist de ouro
Existem três etapas na organização de eventos: pré-produção, produção e pós-produção. Cada uma delas gera diversas atividades, a começar pelo briefing, que traz as necessidades e intenções do cliente em um documento oficial. Mas, para que nenhum detalhe fique de fora do planejamento, há opções de detalhamento que podem ser enviadas ao cliente antes mesmo do preenchimento do briefing. “Assim que o cliente entra em contato conosco a respeito de um evento, enviamos uma ficha com a descrição de tudo aquilo que ele possa vir a precisar, como identidade visual, hospedagem e aéreo, por exemplo”, explica Fabiana Nuñez, Coordenadora de Eventos da D’lucca & Jota. Com informações básicas em mãos, a equipe prepara um briefing direcionado e depois alinha as questões maiores em reunião. Só assim, o checklist é criado e as ações começam a acontecer.
Mas, antes de tudo, é preciso ter em mente que o checklist é apenas uma das ferramentas utilizadas durante a organização do evento. Ele dará uma visão geral de tudo aquilo que precisa ser feito, mas poderá ser complementado por outras tabelas, planilhas e cronogramas mais detalhados, de acordo com as atividades que precisam ser desenvolvidas. Uma boa alternativa para não se perder é criar uma lista separada por categorias. “Aqui na agência, nosso checklist é dividido em planejamento, materiais gráficos e coordenação + desenvolvimento. Quando fechamos todas as reuniões iniciais com o cliente, desmembramos essa lista em atividades menores”, explica Fabiana. De forma prática, isso significa que, se o cliente assinalar ‘cartão de visitas’ no detalhamento, a equipe fragmentará a atividade em: 1) solicitação de conteúdo; 2) pedido de criação; 3) aprovação; 4) acompanhamento gráfico; 5)entrega final.
A hora H!
Depois de tudo planejado e devidamente encaminhado, é hora do grande acontecimento. No caso dos eventos internacionais, isso significa ter equipes in loco e no escritório, preparadas para oferecer apoio e buscar soluções rápidas. Mas atenção, quem estiver no evento, precisa estar preparado! Fluência na língua, conhecimento sobre todos os detalhes e agilidade para resolver possíveis problemáticas são atributos indispensáveis. “As coordenadoras que trabalham conosco in loco utilizam uma ordem de serviço chamada ‘minuto a minuto’, um cronograma de acompanhamento que apresenta a ordem de tudo que deve acontecer, inclusive, do seu posicionamento no ambiente”, explica a Diretora Edilaine. A medida, além de prevenir imprevistos, ainda é fundamental no pós-evento, quando a equipe se reúne para analisar todo o processo.
Foto: ASRM 2014 Annual Meeting, no Havaí.
Segundo Anderson, uma questão que não pode ser ignorada nos eventos internacionais é a prestação de contas após o evento. “Todo evento tem uma verba pré-determinada, o que significa que, se a excedermos, precisaremos preparar uma boa justificativa”, diz. Isso vale inclusive para itens vistos pelas equipes de eventos como preventivas, mas que para o cliente representam gastos desnecessários. “O seguro saúde é um exemplo clássico de evento internacional em que precisamos convencer o cliente. Por mais improvável que pareça, nossa experiência já nos mostrou o quão prudente e necessário é investir no serviço”, explica.
O que não pode faltar em eventos internacionais: antecedência de planejamento , fluência no idioma, informação sobre o país e o evento, flexibilidade e atenção ao orçamento.
Reforçando o time
Quando se trata de eventos internacionais, mesmo que a empresa possua um departamento de eventos, é essencial contar com o apoio de uma agência especializada. Além da experiência trazida, a parceria funciona como uma extensão, um ganho de braços para dar conta de todos os detalhes com sucesso. “O grande diferencial da agência é que toda a comunicação com o convidado é personalizada. Enviamos cartas com informações individualizadas, ligamos para checar se há dúvidas, damos nosso número de telefone durante o evento, ficamos por perto para qualquer necessidade e, ao final, ainda enviamos uma carta de agradecimento”, conta Fabiana. Convidado assistido desde que recebe o convite até quando volta para casa. “Atuamos com público 100% formado por médicos, que apreciam e valorizam a formalidade e a individualização do tratamento.”, conclui Edilaine.
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A D’lucca & Jota é uma agência de comunicação integrada com mais de 20 anos de experiência, com portfólio amplo de eventos corporativos, marketing digital e publicidade.
