São muitos os tipos de eventos, mas todos têm suas dificuldades ao serem organizados e, independente do porte da sua empresa, é um trabalho que exige expertise e dedicação. Esse é o principal motivo pelo qual as empresas investem na contratação de uma agência de eventos corporativos, com experiência e conhecimento necessários para evitar contratempos e garantir que os objetivos por trás da realização de cada congresso, convenção ou simpósio, entre outros incentivos, sejam alcançados.
Mas afinal, terceirizar a realização de eventos custa muito? Quais as principais vantagens? Neste artigo, esclarecemos essas e outras questões, confira!
Vantagens de contratar uma agência de eventos corporativos
Ao contratar uma empresa especializada em eventos, o cliente poderá contar com o planejamento e execução necessários, desde a identificação do tipo de evento mais adequado ao momento e metas de cada empresa.
Outra vantagem é que a agência contratada terá contatos com vários tipos de fornecedores e know-how para saber o preço justo a ser pago por um serviço. Quando uma empresa pesquisa por conta própria orçamentos de hotel, traslado, aéreo, buffet, iluminação ou som, fica difícil localizar os profissionais que oferecem o melhor custo-benefício.
Suporte de qualidade em todas as etapas
Gerenciar um evento inclui itens que muitas vezes podem passar despercebidos quando não se tem experiência. Além disso, ocorrências e prejuízos inesperados são facilmente contornados quando se tem a frente do seu evento equipes e profissionais especializados.
São exemplos de serviços prestados por agências de eventos corporativos: acompanhamento de todo processo logístico (aéreo, hospedagem, traslados, programações sociais, infraestrutura e tecnologias), análises jurídicas, levantamento e controle de custos, cumprimento de datas e contra partidas, entre outros pontos importantes.
Ou seja, uma pessoa dificilmente conseguirá acompanhar sozinha todos os detalhes que um evento corporativo possui. Por menor e mais simples que pareça, a realização de um evento exige comprometimento dos profissionais responsáveis por sua organização e, ao contratar uma agência especializada, você terá uma equipe focada em organizar o melhor evento possível para sua empresa, sem sobrecarregar seus colaboradores com tarefas alheias às atividades da empresa.
Quanto custa contratar uma agência especializada em eventos?
Depois de conhecer todas essas vantagens, você deve estar imaginando que garantir a profissionalização e qualidade do seu evento, assim como a resolução de problemas, com uma equipe com dedicação exclusiva à sua empresa, de modo a assumir riscos menores e economizar tempo e dinheiro – custa caro, certo?
Na verdade, contratar um serviço especializado na realização de eventos corporativos pode ser a saída ideal para reduzir custos. Escolha equivocada de fornecedores, brindes e má gestão de ações de modo geral são apenas alguns dos erros mais comuns.
Normalmente, o custo de contratação de uma agência especializada representa de 5% a 15% do custo total do evento. Um detalhe importante é que esse percentual pode ser absorvido pela verba total destinada ao evento, de acordo com cada budget. Ou seja, não é necessário que o cliente disponha de uma verba extra para contratação de uma agência.
Este valor varia ainda de acordo com o volume, chegando a percentuais mínimos à medida que a empresa demanda um maior número de serviços. Ou seja, quanto mais eventos a empresa realiza ao longo do ano, menos ela irá pagar pelos serviços da agência contratada.
Outra prática de mercado comum é utilizar uma taxa única, chamada também por taxa do projeto, normalmente aplicada para eventos de grande porte.
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