Para uma empresa de qualquer tamanho ou ramo, saber como organizar um evento corporativo pode ser um excelente instrumento de marketing. Todas as empresas, em algum momento, vão precisar desse tipo de ocasião, seja para lançamento de produtos, seja para aniversário da empresa ou outros motivos.

Pode ser uma tarefa difícil porque, para saber como organizar um evento corporativo, é necessário fazer um bom planejamento e ter em mente que a imagem da empresa também depende do sucesso ou fracasso do evento.

Listamos a seguir algumas dicas sobre como organizar um evento:

1. Faça um orçamento

Antes de planejar o evento, é necessário analisar os recursos que a empresa tem disponível. Faça um levantamento do número de convidados, analise quais comidas e bebidas serão ideais, quanto espaço será necessário, quais são os materiais e a tecnologia necessária, e outros.

Calcule sempre com uma margem de erro. Assim terá uma estimativa de quanto vai precisar antes de buscar orçamentos de buffet e da locação do lugar. É aconselhável fazer uma planilha de planejamento financeiro, a fim de manter o controle dos gastos de forma organizada.

Buscar patrocínios também é recomendado, o que pode não só auxiliar no orçamento do evento, mas também, se tiver sucesso, começar uma parceria para além dele.

2. Escolha data e local

Escolha possíveis datas para o evento. Isso facilita o agendamento do local para um evento coorporativo de qualquer tipo. Pense em datas que não gerem desconforto nos funcionários, evite finais de mês, dias úteis etc. É importante escolher tanto as datas quanto os possíveis locais com bastante antecedência.

Na escolha do local, é importante que você tenha uma estimativa do número de pessoas para que a sua escolha tenha espaço e infraestrutura adequados para atender às necessidades do seu evento.

O formato do local vai depender do tipo de evento. Se for uma conferência, por exemplo, o ambiente deve ter a forma de auditório. Outros detalhes importantes são a localização e a acessibilidade do lugar.

Não escolha a opção mais barata sem analisar as opções. Isso pode prejudicar o sucesso do evento e a imagem da empresa.

3. Planeje a segurança do evento

Na escolha do lugar deve ser analisado se ele possui todos os recursos necessários para evitar incidentes. Veja se há saídas de incêndio, como é a vizinhança, se é próximo de pontos de táxi, hospitais, entre outros. Verifique a documentação do local, se a infraestrutura é inspecionada, se possui seguro.

É conveniente contratar uma empresa de segurança especializada. Nesse caso, certifique-se de que ela possui experiência lidando com eventos do porte do seu, se tem certificado expedido pela polícia federal etc.

4. Faça um controle dos convidados

Estude o perfil dos convidados do seu evento e tenha em mente que você precisa de uma maneira de estimar quantas pessoas estarão presentes.

Se for um evento interno, é mais fácil ter controle do número de pessoas, mas se for um evento externo você vai precisar de outros recursos. Por exemplo, pode pedir confirmação de presença em página do Facebook. Quanto mais exato o número de pessoas, mais exato será o orçamento.

Todavia, o perfil dos convidados é o mais importante, pois é a métrica que vai orientar todo o planejamento do evento. Você vai precisar saber quem é o seu público-alvo para direcionar a divulgação, saber qual é a melhor programação etc.

5. Defina a programação do evento

A programação depende diretamente do perfil dos convidados.

Se for um evento para o público externo (clientes, fornecedores), o foco será criar estratégias para estreitar relacionamentos, com a finalidade de trazer novos negócios. Se for para o público interno (funcionários), o foco será em trazer motivação, fazer o funcionário se sentir valorizado e importante, criando assim um ambiente de trabalho mais produtivo.

Como se dará a programação depende do público-alvo. Se for para um público mais jovem, você deve trazer recursos mais modernos e tecnológicos. Não ofereça seminários longos.

Analise outros eventos do mesmo tipo, pense em oferecer experiências únicas. O evento corporativo é uma excelente ferramenta de marketing e, quanto mais inovadora a experiência, melhor para a imagem da empresa.

6. Estratégias de divulgação

Se for investir em divulgação online, você terá inúmeros instrumentos para chamar a atenção para o seu evento.

Contudo, deve-se evitar utilizar um hostsite mal construído, não fazer spam na caixa de e-mail do público, ser inexato quanto às informações sobre o evento e divulgar e-mails e telefones para dúvidas. Questões como essas devem estar, obrigatoriamente, na pauta de planejamento do evento, seja qual for.

É válido, também, criar uma página em rede social, uma rede de mailing, mas vai depender do público que a empresa quer atingir. Se for investir em meios de divulgação offline (banners, flyers etc.), procure fazer algo que não só chame a atenção, mas que seja útil.

O convite pode vir com um brinde, por exemplo. Procure fazer o material com matéria reciclada. Se for o caso, reafirme o compromisso da empresa com a sustentabilidade, evite imprimir numerosos folhetos que irão para o lixo. Se possível, faça a maior parte da sua divulgação on-line, por ser menos impessoal.

Também é interessante para a divulgação do seu evento fazer parceria com veículos de comunicação estratégicos que abordem assuntos do interesse do seu público.

7. Escolha bem os fornecedores

Uma boa rede de fornecedores é um dos fatores mais importantes para saber como organizar um evento. Estabeleça critérios de contratação, faça uma pesquisa com antecedência e estude todas as opções.

Procure saber se a contratada é experiente no mercado, como foram essas experiências. Busque referências de conhecidos que já tenham contratado a empresa.

Não escolha o menor orçamento. Fazer uma contratação assim pode ser garantia de fracasso para o seu evento e resultar em imagem negativa da empresa, o que vai custar muito trabalho para ser reparado.

Conheça os seus fornecedores, procure saber os objetivos da contratada, seu posicionamento no mercado, qual equipe vai trabalhar no seu evento. Ofereça um ambiente de trabalho agradável e de comunicação integrada, além de prestar a assistência que for necessária.

8. Solicite feedbacks

Depois do evento, é necessário saber se a empresa cumpriu com o seu objetivo. A melhor forma de fazer isso é por meio de pesquisas de satisfação. Busque contato com quem compareceu: peça que a pessoa avalie a ação, caso queira fazer uma crítica, elogio ou sugestão de melhoria. Abra espaço para o diálogo.

Faça um levantamento de todas as avaliações. Elas permitem a análise do desempenho da empresa e dos fornecedores. Esses dados são importantes para manter a qualidade do seu trabalho e evitar que você cometa erros futuros na produção de novos eventos.

Com certeza, agora você já sabe como organizar um evento corporativo! Entende por que contratar uma agência especializada em eventos corporativos também é muito importante? Então, venha descobrir agora!